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会务工作的内容与要求
来源:岳阳会议网-岳阳旅游网-岳阳会议公司-湖南岳阳会议会展服务公司 编辑者:岳阳会议旅游网 浏览:6 次 发布:2020-10-11 20:49:02
会务工作的内容与要求

    会务,是指会议从筹办到结束的整个过程的各项事项。根据会议发展的进程,一般把会务工作分为三个阶段:
    一是会前准备工作。主要是制定会议计划(筹备方案),包括会议名称、会议时间、地点、与会人员、议题、议程、会议材料准备、会场布置和会务安排等,大型会议还需要对经费作出预算。
特别注意的是:
    要搞清会议名称性质。比如,党代会、全委会、常委会、总经理会、办公会、动员会、部署会、总结会、座谈会、碰头会、研究某项工作的会等。会议名称决定与会人员、议题和议程,准备工作的要求也不一样。
    要事先履行报批手续。大型集会应根据分工,由业务部门上报分管领导或主要领导,对会议名称、时间、地点、与会人员、议程等主要环节,都应经领导批准,一般性的会议也应口头报告领导同意。
要给领导留有时间余地。对首长讲话、会议材料等,既使时间再紧,也要留有足够时间让领导会前过目,以便心中有数。不要认为自己满意就可以,必须首先让领导认可。准备再好,领导不认可也是没有用的。尤其是不能因没有时间修改,而造成领导被动。
    要随时掌握领导到会情况。重要的会议,特别是领导法定参加的会议,一定要有专人负责通知,随时掌握能否按时到会,并根据情况变动及时报告主要领导,会议组织者要随时对相关内容作出调整(如议程、座位等)。
    要做好与会人员提名工作。什么人参加什么会,大多数情况下是固定的。对一些没有固定与会人员的会议,机关人员的提名建议就显得非常必要。一般说,征求意见,宜请各主要有关方面的人员,以便集思广益;讨论某一专题,宜请专家和这方面有实际经验的人员;纪念性会议,可请一些有名望、有影响的人员;涉及个人利益,应请所有相关的人员到场等。这方面如果疏忽而造成错漏,将会给领导工作造成被动和不良影响。漏提应当到会的人,无意中剥夺了人家权利。不应参加的召集来了,可能会造成更大的错误。切不可马虎大意。
    二是会间调度工作。主要包括会场安全、座签引导、会议记录、会议简报、把握进程、提高服务等。
    特别注意的是:
    会议组织者要提前到场,会议组织者应及时掌握与会人员到会情况,并随时作出提醒,重要的会议部门分管领导应到位,对会议中的一些特殊要求,要在会前向领导和有关人员说明,必要时事先还要组织彩排。
    要有应对突发情况的预案,如,供电问题、音响问题,领导名签、领导讲话、会议材料、奖品等都要有备份(尤其是表彰会、毕业典礼等)。
    三是会后整理服务工作。主要有编写会议纪要,整理有关文件材料,安排与会人员离会等。
    这里强调一下会议纪要。研究有待落实和执行的事项,应该形成会议纪要。纪要不是会议纪录,会议纪录要求准确、完整,忠实于发言人的意愿;而纪要是记载和传达会议主要精神和议定事项,要下发执行,应加写“通知”,特别是议定重要事项纪要,应送业务部门领导及分管领导审阅,然后由主要领导审签,或存档或印发。
来源:知乎
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