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会务工作的内容与要求

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编辑者：岳阳会议旅游网

浏览：59 次

发布：2020-10-11 20:49:02

会务工作的内容与要求

    会务，是指会议从筹办到结束的整个过程的各项事项。根据会议发展的进程，一般把会务工作分为三个阶段：
    一是会前准备工作。主要是制定会议计划（筹备方案），包括会议名称、会议时间、地点、与会人员、议题、议程、会议材料准备、会场布置和会务安排等，大型会议还需要对经费作出预算。
特别注意的是：
    要搞清会议名称性质。比如，党代会、全委会、常委会、总经理会、办公会、动员会、部署会、总结会、座谈会、碰头会、研究某项工作的会等。会议名称决定与会人员、议题和议程，准备工作的要求也不一样。
    要事先履行报批手续。大型集会应根据分工，由业务部门上报分管领导或主要领导，对会议名称、时间、地点、与会人员、议程等主要环节，都应经领导批准，一般性的会议也应口头报告领导同意。
要给领导留有时间余地。对首长讲话、会议材料等，既使时间再紧，也要留有足够时间让领导会前过目，以便心中有数。不要认为自己满意就可以，必须首先让领导认可。准备再好，领导不认可也是没有用的。尤其是不能因没有时间修改，而造成领导被动。
    要随时掌握领导到会情况。重要的会议，特别是领导法定参加的会议，一定要有专人负责通知，随时掌握能否按时到会，并根据情况变动及时报告主要领导，会议组织者要随时对相关内容作出调整（如议程、座位等）。
    要做好与会人员提名工作。什么人参加什么会，大多数情况下是固定的。对一些没有固定与会人员的会议，机关人员的提名建议就显得非常必要。一般说，征求意见，宜请各主要有关方面的人员，以便集思广益；讨论某一专题，宜请专家和这方面有实际经验的人员；纪念性会议，可请一些有名望、有影响的人员；涉及个人利益，应请所有相关的人员到场等。这方面如果疏忽而造成错漏，将会给领导工作造成被动和不良影响。漏提应当到会的人，无意中剥夺了人家权利。不应参加的召集来了，可能会造成更大的错误。切不可马虎大意。
    二是会间调度工作。主要包括会场安全、座签引导、会议记录、会议简报、把握进程、提高服务等。
    特别注意的是：
    会议组织者要提前到场，会议组织者应及时掌握与会人员到会情况，并随时作出提醒，重要的会议部门分管领导应到位，对会议中的一些特殊要求，要在会前向领导和有关人员说明，必要时事先还要组织彩排。
    要有应对突发情况的预案，如，供电问题、音响问题，领导名签、领导讲话、会议材料、奖品等都要有备份（尤其是表彰会、毕业典礼等）。
    三是会后整理服务工作。主要有编写会议纪要，整理有关文件材料，安排与会人员离会等。
    这里强调一下会议纪要。研究有待落实和执行的事项，应该形成会议纪要。纪要不是会议纪录，会议纪录要求准确、完整，忠实于发言人的意愿；而纪要是记载和传达会议主要精神和议定事项，要下发执行，应加写“通知”，特别是议定重要事项纪要，应送业务部门领导及分管领导审阅，然后由主要领导审签，或存档或印发。
来源：知乎